Semplificare i processi complessi – l’esperienza di Volksbank

Come gestire l’organizzazione con strumenti digitali efficaci; l’esperienza di Volksbank nella gestione della revisione organizzativa.

Volksbank ha inscritto nella sua vision il concetto di SEMPLICITA’ perché noi ricerchiamo, per i nostri clienti, soluzioni semplici e sostenibili per una migliore qualità della vita.

Abbiamo adottato  HRTools.it, l’applicativo di Emme Delta per la valorizzazione delle persone, perché si riflette in questa visione: adottare soluzioni che semplificano i processi interni.

HRTools.it era già utilizzato da Volksbank per la valutazione della performance, ma abbiamo voluto estendere l’utilizzo anche al modello organizzativo.

Due anni fa, quando sono arrivato in Volksbank erano presenti vari funzionigrammi, le descrizioni dei profili professionali (job descriptions), ma non sempre vi era coincidenza tra le due, inoltre non erano collocate all’interno di un unico strumento che li gestisse.
Vi erano vari forms costruiti ad hoc dall’azienda ma c’era la necessità di riunire tutto questo materiale, avvertivamo la mancanza di reperibilità di informazioni sia da parte nostra, sia da parte dei responsabili.

prima e dopoHRtools.it era già conosciuto dalla nostra azienda a livello di piattaforma, è stato quindi naturale continuare a lavorare con questo strumento anche sul manuale organizzativo sapendo che ciò ci avrebbe avvantaggiato anche in termini di formazione interna.

Tra la fine del 2015 e 2016 abbiamo implementato  il modulo del manuale organizzativo di semplice consultazione, e costantemente aggiornato.

Abbiamo innanzitutto definito nuovi funzionigrammi e le job descriptions allineandole alle nuove regole aziendali, attraverso incontri molto serrati con i responsabili; solo in seguito a questi incontri abbiamo inserito i dati in piattaforma

Quest’anno ci siamo trovati a dover riattivare la procedura di revisione organizzativa e HRTools.it  ci ha permesso di farlo con processi semplici e automatizzati. Sono stati di nuovo coinvolti i responsabili, ma questa volta dando loro l’accesso alla piattaforma. Sono stati abilitati infatti a modificare le schede dall’interno dello strumento per fare le variazioni che si rendevano necessarie.
Con una procedura simile sono stati coinvolti anche i livelli gerarchici superiori in 5 fasi di lavoro molto semplici che ci hanno permesso di ottenere un risultato in tempi brevi.

  1. Apertura della sessione di revisione, cioè rendere le schede modificabile per il responsabile.
  2. Consultazione delle modifiche, da parte del responsabile del servizio, dei diversi funzionigrammi
  3. Approvazione del lavoro svolto da parte dei responsabili gerarchici superiori attraverso un semplice cambio di stato della scheda (passaggio a “approvazione e revisone”).
  4. Verifica finale del HR manager.
  5. Stampa del manuale organizzativo per l’approvazione da parte dell’organo competente

revisione organizzatva volsbank

Attraverso lo strumento ogni variazione e ogni implementazione rimane nel medesimo posto, in modo integrato con il resto del sistema: organigrammi, funzionigrammi, anagrafica…, ma i processi si sveltiscono perché ad ogni passaggio di stato delle schede corrisponde una persona che deve completare o validare le operazioni.
Al temine della procedura la stampa del manuale organizzativo è automatica.

L’utilizzo di HRTools da parte dei nostri responsabili, inoltre, ha permesso anche la loro formazione e sensibilizzazione sul processo di revisione costante.
Le revisioni e i documenti conseguenti prima erano in carico all’HR manager che comunicava e sollecitava l’apertura e l’adeguamento delle schede del personale, ora succede anche il contrario, sono spesso i responsabili che sollecitano l’HR managenent ad aggiornare e adeguare lo strumento.

guglielmiThomas Guglielmi è Responsabile Servizio Personal Management in Banca Popolare Volksbank.
volsbank

Estratto dell’intervento di Thomas Guglielmi
“La gestione dell’organizzazione e gli strumenti digitali: i processi di revisione organizzativa con HRTools.it”
6 ottobre – Persone e Performance Emme Delta Group
sintesi di Lucia Piacentini – Emme Delta